Il Datore di Lavoro può installare un sistema di videosorveglianza in azienda esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, nel rispetto delle altre garanzie previste dalla normativa di settore in materia di installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo (art.4 della l.300/1970).
L’installazione di sistemi di videosorveglianza in azienda è ammessa esclusivamente a seguito di accordo con le rappresentanze sindacali o, in caso di loro assenza o di mancato accordo, dopo l’ottenimento dell’autorizzazione da parte dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL).
La carenza di codeterminazione tra Datore di Lavoro e Rappresentanze Sindacali non può essere colmata dall’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori: l’installazione rimane illegittima e penalmente sanzionata.
Secondo la normativa Privacy non è mai possibile riprendere con finalità di controllo un dipendente in una postazione fissa, ma ciò non preclude la possibilità di collocare alcune telecamere in azienda.
In accordo con i sindacati è possibile sorvegliare alcune aree, come ad esempio: cortili, magazzini, parcheggi e luoghi di transizione.

Quale procedura bisogna adottare per installare un sistema di videosorveglianza in azienda?

Un’azienda che vuole installare telecamere di sorveglianza sul posto di lavoro, prima di mettere in funzione l’impianto, deve:

1.  informare i lavoratori interessati fornendo un’informativa privacy;
2. nominare un responsabile alla gestione dei dati registrati;
3. posizionare le telecamere nelle zone a rischio evitando di riprendere in maniera unidirezionale i lavoratori;
4. affiggere dei cartelli visibili che informino i dipendenti ed eventuali clienti, ospiti o visitatori della presenza dell’impianto di videosorveglianza;
5. conservare le immagini per un tempo massimo di 24-48 ore;
6. formare il personale addetto alla videosorveglianza;
7. predisporre le misure minime di sicurezza;
8. predisporre misure idonee di sicurezza atte a garantire l’accesso alle immagini solo al personale autorizzato;
9. nel caso in cui le videocamere riprendano uno o più dipendenti mentre lavorano (è escluso il caso in cui sono ripresi mentre entrano o escono dal luogo di lavoro) si deve procedere ad un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza, con la ITL (Istituto Territoriale del Lavoro) e ottenere l’autorizzazione all’installazione dei dispositivi elettronici di controllo a distanza.

Come richiedere l’autorizzazione all’ITL (Ispettorato Territoriale del Lavoro) per poter installare un sistema di videosorveglianza in Azienda?

La richiesta deve avvenire da parte del Datore di Lavoro e/o Legale Rappresentante dell’Azienda ed eventualmente tramite l’ausilio di tecnici specializzati ed è obbligatorio allegare la seguente documentazione:

• presentazione dei motivi della richiesta di Autorizzazione all’Installazione dell’Impianto di Videosorveglianza e indicazione del numero esatto delle telecamere da montare;
• redazione di una Relazione Tecnica del sistema di videocontrollo;
• elaborazione di una planimetria dei locali con indicate tutte le apparecchiature ed i coni di ripresa;
• schede tecniche del materiale di videosorveglianza che verranno installate;
• n°2 Marche da bollo da € 16,00.

Installare sistemi di videosorveglianza senza autorizzazione può costare alle imprese un esborso economico considerevole e/o, nei casi più gravi, anche dei provvedimenti di tipo penale (come da sentenza della Cassazione n. 4331 del 30 gennaio 2014).
Le sanzioni prevedono come minimo multe da 154,00 a 1.549,00 euro o l’arresto da 15 giorni a un anno (salvo che il fatto non costituisca reato), ma in alcuni casi possono essere anche superiori a tali importi.

A tal proposito è fruibile sulla nostra piattaforma E- Learning la formazione dedicata di “Privacy per Titolari al trattamento” destinata ai Titolari delle Aziende e/o Rappresentanti Legali e “Privacy per Autorizzati al trattamento” destinata a tutti i lavoratori che gestiscono in azienda dati sensibili al fine di conoscere tutti gli aspetti legati alla privacy aziendale, di seguito ve ne mostriamo alcuni:

• nuovi principi del regolamento privacy 2019/679
• informative e consenso cookies
• soggetti convolti al trattamento dei dati
• diritto dell’oblio
• data breach
• data protection officer (DPO)
• formazione del personale
• disciplinare privacy
• informativa privacy art.13 e 14 GDPR 2019/679
• privacy e policy sito internet-cookies
• approfondimento sul tema della videosorveglianza

Per eventuali informazioni in merito o assistenza nella presentazione di istanza all’ITL di impianti di videosorveglianza aziendale potete contattare il nostro ufficio Enisus al numero 0121.376768 per farvi affiancare da tecnici specializzati.